Office 2010, или какво ново в популярния офис пакет, ч. 1
От: InfoWeek
Office 2010 ви помага да работите в облака и да сте мобилни
16:3216-06-2010
SparkLines в Excel улесняват анализите
Облакът стана все по-често срещана дума в ИТ бизнеса. И докато преди малко повече от година понятията компютинг и работа в облака за обикновения ИТ потребител звучаха доста „облачно“ и неясно, днес всички ние сме в състояние да извършваме ежедневната си офис работа и в облака. И да работим съвместно с нашите партньори и колеги по едни и същи документи едновременно, намирайки се дори в географски отдалечени места по света.
Именно това е най-новото, залегнало в Office 2010, на което си струва да обърнем специално внимание. Днес границата между организациите в тяхната съвместна работа се размива все повече, а какво друго е съвместната работа освен обмен и комуникация чрез добре оформени и подготвени документи – било то на Word, Excel или PowerPoint. Което става много лесно, бързо и удобно с новите функционалности в Office 2010. И в подкрепа на идеята за свързания свят и комуникация без граници, Майкрософт стартира и възможността Office 2010 да се ползва навсякъде – на компютъра, както сме свикнали досега, на телефона и чрез интернет браузъра. Разбира се, функционалността, заложена в отделните версии на пакета за различните начини на ползване, не е налична в пълния си вариант навсякъде. Идеята е по-скоро да се даде правилната и точна функционалност за съответното устройство – PC, телефон или браузър.
Outlook
Преди всичко приятно ни изненадва новият интерфейс в Outlook 2010 (както и в OneNote), който досега беше наличен само в част от програмите от пакета Office 2007. Преминавайки отвъд първото визуално впечатление, навлизаме по-дълбоко в новите функционалности на мейл приложението. И тук на първо място е добре да отбележим функционалността QuickSteps, която лесно можете да откриете в лентата със задачите в Outlook. Именно чрез QuickSteps можете да си създадете „кратки“ стъпки към често използвани функции в Outlook. Може например да направите един общ мейл към всички колеги, към които често изпращате писма. Това определено ще ви спести време, тъй като вместо при всеки мейл до колегите да въвеждате техните имейл адреси, вие само стартирате общия имейл, където предварително сте задали нужните адреси. Ако пък сте свикнали да разпределяте и съхранявате своите имейли по папки, подобна „бърза стъпка“ за целта можете също да откриете в QuickSteps. Пак там е възможно да избирате различни функции и да извършвате персонализация. За имейли пък, които не ви е нужно да пазите, QuickSteps ще ви предложи функцията „Отговори и изтрий“. „Office 2010 няма да свърши работата вместо вас, но ще ви помогне да я свършите по-лесно и по-бързо“, коментират от Майкрософт по повод „бързите стъпки“.
Друга много полезна нова функционалност е Conversation View, или т.нар.“ изглед на разговора“. С помощта на тази функция лесно и бързо – само с един клик, можете да подредите имейлите по разговори на конкретна тема. Така натискайки бутончето Conversation View, всичките ви разговори по избраната от вас тема, например „Приемо-предавателен протокол“, ще се обединят в едно и ще се появят във вашата поща като едно общо съобщение. И отивайки на него ще можете да отворите цялата комуникация по темата. Представете си, че по дадената тема имате над 100 съобщения, задръстващи пощенската ви кутия. Разбира се, не е необходимо да се разделите с тях, а само да натиснете бутончето Conversation View, и те ще бъдат обединени в едно. Което определено ще придаде доста по-голяма прегледност на вашата поща. И няма да ви докара излишен стрес от вида на многото съобщения в Inbox-а! При това Outlook събира не само писмата във входящата ви поща, но и писмата по всичките ви папки в пощенската ви кутия и от всички податели по дадената тема. Остава ви само, когато имате време, да прегледате цялата информация по темата и да проследите нейното развитие във времето.
В допълнение бутонът CleanUp към Conersation View изтрива еднаквите като съдържание съобщения в групата, като оставя само онова, където е налична цялата информация в развитие по темата. А от Майкрософт уверяват, че при този процес можете да сте спокойни за информацията – нищо от нея няма да се изгуби. Причината е, че Outlook открива тази, коята изцяло се повтаря, и я изтрива. Ако пък искате дадената тема въобще да я няма, просто натискате бутона Ignore. Тогава Outlook автоматично премества тази тема (групирана в една папка чрез Covresation View) в „изтрити съобщения“ (Deleted Items), като при това всички следващи съобщения по тази тема Outlook автоматично ще мести в изтрити, без вие да правите това ръчно.
Новост е и Back Stage менюто в Outlook – и във всички програми от пакета, където можете лесно и бързо да управлявате много функции. Например да въвеждате автоматичен отговор „Out of Office”, да управлявате настройки за акаунта, да достигате бързо до „предварителен преглед за печат“ и да отпечатвате необходимите съобщения.
И разбира се, не на последно място ще споменем т.нар. Social Connector. В него се появява информация за активността на ваш контакт от Outlook в LinkedIn, при положение, разбира се, че той е включен в мрежата ви със социални контакти, както и за активността му във вътрешната за организацията ви „социална мрежа“ през SharePoint Server. Скоро обаче към Outlook ще бъде добавена подобна функционалност и за Facebook и MySpace, обещават от Майкрософт.
Excel
Ето че достигаме до Excel и новостите в това приложение. И докато Conditional Formatting например, който ни помага да унагледим резултатите по наши предпочитания, ни е познат от Office 2007, изцяло нова е функцията Spark Lines.
Не е новост, че в Excel много често чрез графики онагледяваме данни с цел те по-лесно да бъдат възприемани от нашите партньори, колеги или шефове. Именно тук е и мястото да обърнем внимание на това, какво може да ни предложи Spark Lines (или блещукащите линии). Чрез Spark Lines можете да създавате малки диаграми в една работна клетка, визуализирайки бързо и лесно вашите данни. Можете да ползвате тази функционалност, за да илюстрирате тенденции в серия от стойности – като например сезонни увеличения на стоки или пък определени месечни разходи, като благодарение на това пестите време за анализ.
Важен инструмент за анализи в Excel са Pivot таблиците, познати от предишните версии на Excel. Именно чрез тази функционалност можете да анализиратe огромна база от данни, извършвайки различни разрези на стойностите в базата. Това обаче бе налично и в Office 2007. Новото в 2010-ата версия на офис пакета е добавената към Pivot Table функционалност Slicer. Ползвайки я, начинаещите в създаването на разрези, пък и по-напредналите, могат много по-лесно анализират комплексни данни в Excel. Достатъчно е само в менюто Insert да изберете Slicer и данните, които искате да селектирате. Така получаватe ясна визуализация на таблиците и възможност динамично да филтрирате данните, за да видите точно онова, което ви е необходимо. В резултат прекарвате по-малко време в пресяване на големи количества данни и получавате повече време за анализи.
И ето че отново не можем да отминем функционалността и полезността на Back Stage менюто. Там можете да видите в умален вид вашата таблица, можете да давате права за достъп, да подготвите документа за споделяне, да видите скрити метаданни за него, предишни версии на файла, както и всички скоро достъпвани файлове. Print бутонът пък отново ви дава изглед на страницата, след като бъде разпечатана, и възможност много лесно и бързо да променяте този изглед, задавайки различни опции за оформяне на документа.
Тук обаче специално внимание ще обърнем на Save & Send възможността в менюто Back Stage. Именно чрез Save & Send можете да изпратите файла на избран от вас имейл адрес, да го качите в интернет и да го споделите и др. Последното е възможно, като изберете опцията Save to Web. Така ще публикувате документа в Widows Live, където можете да го споделите с избрани от вас хора.
PowerPoint
За какво служи една презентация? Отговорът е лесен! Служи ни да убедим някого в нашата идея, да представим наш продукт или пък себе си. Затова всички сме убедени, че презентацията трябва да е добре и с внимание подготвена. И в това отношение Office 2010 предлага много възможности. Всеизвестен факт е, че гладкият и равен текст не привлича вниманието, а често може да има дори и обратен ефект. Затова богатите възможности в PowerPoint на Office 2010 за вмъкване и обработка на картинки в презентацията, за промяна на фона, за анимиране на картината и добавяне на ефекти са много полезни, ако искате да задържите вниманието на слушателите. За целта можете също да добавите и видео към вашата презентация, включително от интернет, да го обработите, като бързо и лесно изрежете само част от него, при това без да имате специални знания и умения, да добавите към него видеоефекти, да промените размера му, неговия изглед и времетраене.
И разбира се, отново PowerPoint ви предлага работа в облака. Това означава, че можете да показвате презентации на хора, намиращи се на различно от вас географско място. За целта е достатъчно да отидете на Save & Send от Back Stage менюто и да ползвате бутона Broadcast Slide Show. В резултат публикувате своята презентация в интернет, а PowerPoint създава линк, който можете да споделите с тези, които искате да присъстват „виртуално“ на вашата презентация по време на нейното излъчване в интернет. За да излъчите обаче своята презентация в интернет, трябва отново да имате Windows Live ID и акаунт в Windows Live. Така при натискане на бутона за старт на излъчването PowerPoint автоматично се свързва с Live услугите в облака.
Авторските права върху всички материали и изображения в сайта са собственост на Bulgarian Business Publications Ltd.
Никаква част от публикуваните в сайта материали и изображения не може да бъде използвана или възпроизвеждана по какъвто и да е начин без разрешението на Bulgarian Business Publications Ltd.
